政府標案(上)
我們公司目前服務的客戶當中,有1/4是政府機關,另外3/4才是民間企業。要怎麼拿到政府機關的案子呢?其實十多年前剛成立公司時我也是完全不得其門而入的,後來很感謝識途小馬傳授我們重要的途徑和方法,我們公司才得以擴大更多的服務範圍,今天就來和大家簡單分享一下如何和政府機關合作?也就是拿到、執行標案的訣竅。
一般來說,政府機關要對外發包案件,10萬元是一個重要分水嶺,10萬元以下的小案子,各單位可以自行決定要發包給那家公司,但10萬元以上為了避免圖利特定廠商,就需要有一個公開的招標、評選流程。
這裡最重要的就是一個叫做「政府電子採購網」的網站,所有的公家機關不論單位大小,只要有超過10萬元以上的委外經營案件,就一定要把需求放上這個採購網,也就是俗稱的公開招標。
像我們這種想去承接政府案件的公司,第一步就是先到「政府電子採購網」註冊一個公司(廠商)帳號,然後就可以用全文檢索的方式,每天在這個網站裡尋找有沒有自己可以承接的案件上網招標,不論是像我們公司專長的小型社群經營案件,或是高達幾億元的重大工程案件,都可以在這個政府採購網找到。
當然,不同案件的需求也都完全不一樣,如果廠商對某個案件的標題感興趣,下一步就是下載那個案件的需求說明文件,打開來仔細研讀一番,裡頭會詳細說明預算、執行內容、日期區間、目標KPI、評選辦法等等。如果真的是自己公司相關領域,看起來有利潤,又是能力範圍所及,就會開始考慮投標這件事。
投標的方式也很簡單,先要在採購網裡「線上電子領標」,然後準備好所有需要的公司文件(如營利事業登記、無退票證明、401報表等),以及寫好厚厚一份執行企劃說明書,在截止日期時間之前送到相關機關即可。
通常在截標後第二天就會進行開標作業,目的是審查所有投標廠商的文件和資格符不符合。接下來就會有幾種方式來決定最後的得標廠商。如果只是按照價格來決定結果的標案,那就是那家投標廠商在同樣目標下,提出的承接價格最低,就直接得標了。
但這種決標方式最大的風險就是,如果突然跑出一家名不見經傳的小公司,故意用很低的價格來搶案子,得標之後不曉得執行成效如何?對發包機關來說是很可怕的一件事。所以一般比較不會用最低價格來決定得標對象,而是用「最有利標」的方式,也就是這些符合資格的廠商,還要經過一個審查、評選的過程,才由主管機關選出最後對案件可能「執行結果最有利」的廠商。
於是,這個評選的過程,也就是最後是否能拿到案子的最重要關鍵。評選又分成書面評選或是簡報評選,前者看的就是之前提交的企畫書,後者則是會約定一個簡報時間,把所有投標廠商集合在一起輪流進入會議室提案簡報,簡報過程評審也會提出一些問題,對廠商有更多瞭解,最後打完分數後,由評審共同選出最後得標廠商。除非是很不重要的案子,否則很少會只進行書面評選,通常都一定會有實體的簡報評選,即使只有一家廠商投標,也要進行簡報。
這其中還有一個重要差異,如果是總金額在一百萬元以下的案件,評審委員可以全都由該機關內的長官兼任,但一百萬元以上的案件,就一定要找固定比例的外部專家學者評審,才能確保評選過程的公正、客觀性。
簡報完打完分數後,幾天之後就會公告最後得標廠商,通常是用順位序來公告,也就是你會知道自己公司的分數和排名。第一名雖然99%就是得標廠商,但在說法上其實只是取得第一順位的「優先議價」權利,最後還是有些微的可能性會有變數。
什麼是議價?就是這個案件的主辦單位要先設定好一個不公開的「底價」,舉例來說,在公告案件時說執行的預算大約是在100萬元,但底價其實可能只有「90萬」元,所有投標廠商在寫預算分配時一定都是寫最接近100萬又不超過的總金額,等你們公司取得第一順位的議價資格時,主辦單位會有議價人員請你降價, 提出一個最低可以承接的金額,如果你提的金額低於90萬元,恭禧你就拿到這個案子了。其實這也就是一個砍價的過程,有經驗的廠商一定會預留被議價的空間,但如果底價真的低到太誇張,接了案子做完也是賠本,廠商也可以放棄這個標案,就會由第二順位的廠商遞補來進行議價了。
最後我再簡單整理一下全部的投標流程:
政府採購網查案子->看內容需求決定是否投標->準備資料寫企劃案投標->開標->簡報評選->議價->決標
應該所有承接過政府案件的公司,都很清楚上述的流程。我今天就先和大家簡單說明這些基礎的投標知識,下次再來分享一些影響是否拿到標案的重要眉角,以及拿到案件之後執行的點點滴滴吧。
待續…
政府電子採購網:https://web.pcc.gov.tw/