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公司如何有效率遠距工作?

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2021 年 01 月 16 日

從2020到2021年,因為疫情的緣故,有越來越多公司開始遠距工作,本來還覺得一定要進辦公室才能完成的工作,現在發現好像在家也能做好;本來以為開會都一定要面對面,現在避之惟恐不及,最好大家都在線上開一開就好。我們公司有個合作已經半年多的知名品牌客戶,到現在連他們公司的任何一個人都沒見過長相,要不是有按時收到費用,我甚至都忘了還有這麼一個客戶。

很多朋友都曉得,我們公司是遠距工作的始祖,早從十年前就開始「我們辦公室就沒有人」了,全公司快三十位正職員工自始至終都在家裡上班,大概是過去一年最不受疫情影響的公司之一。所以今天不談行銷,來和大家分享一些我們常用的雲端工具,以及究竟如何即使大家不見面,也能夠保持高工作效率的方法。

遠距工作一定會用到幾個雲端工具,包括「即時通訊工具」、「雲端文件系統」、「專案管理系統」、「雲端行事曆工具」等等,本來我們公司連上下班打卡都沒有,最近因為政府規定要有上下班出勤記錄,所以新增加了一套裝在Line官方帳號上的打卡系統(有需要朋友可以私訊我)。其實我們沒有用到太多神奇複雜的工具,和大部份在辦公室工作的公司沒太大差別,只是使用的更頻繁一些而已。

即時通訊工具我們用的就是Line,追求的是系統穩定與便利性。每個客戶都有一個獨立的Line群組,裡頭有客戶窗口、我們公司小編(PM)、主管、我,以及其他相關的人,有時一個客戶有不只一項業務,必需對應到不同的窗口或小編時,就會再多開一個,粗略算一下,光是和客戶相關的溝通群組就有快100個,所以只要一段時間沒打開來看,未讀訊息數就很容易爆表。

我們公司內部也有區分不同的工作小組,包括全公司的、主管的、任務編組的,才三十個人,光公司內不同的Line群組也有十多個。至於同仁私下成立的那種「沒有老闆」在裡頭的群組,我就不曉得有幾個了。

因為Line對我們公司而言,是最重要的工作溝通工具,所以即使我沒有特別強調,大家也都很有默契不大會在群組裡閒聊天,一定都是工作要討論或報告的事項為主,因為工作的訊息都看不完了,如果再加上聊天的,真的會瘋掉,而且如果在一個群組裡有時聊天有時講工作的事,也很容易漏掉重要訊息。

每天一大早上班第一件事,每個人都會在內部工作群組裡回報「今天工作項目、昨天在網路上看到的重要行銷相關情報」,這就像是和大家說「早安,我上班了」的感覺一樣,雖然沒有規定要在幾點前回報,但一般大家都不會超過十二點之後,否則會有這個人好像還沒開始上班的錯覺,主管和我也可以藉這個晨報掌握每個人每天的工作內容和份量。

因為每個人的Line訊息量太大,所以我也請大家儘量養成一個好習慣,「任何事要寫Line時請寫完一個段落再送出,不要一句話就按Enter送出,把一段話分成好幾個訊息」,這樣未讀訊息數才不會增加太快。另外,因為大家一般都是設成「勿提醒」,如果有重要針對某個人的訊息,一定要Tag他才會看到,這大概是使用Line最基本的禮貌和習慣了。

還有一點很重要,因為只有文字訊息有時很容易會有溝通的誤會(尤其感覺不到句子上的情緒語氣),我很鼓勵大家有必要時多多用Line通話,反正又不用錢,很快說一下自己的意思,比較不容易有誤會,也可以順便聯絡感情。不論是對內部或對客戶都是如此,絕對不要因為天天宅在家,就害怕講話的溝通。

我們也都是用Line來開部門例會。之前有過一段時間用Zoom,甚至還要求大家要開視訊畫面,後來沒試幾次就放棄了,因為誰都不想為了開個會還要特別換裝打扮,開會只聽到聲音還是輕鬆自在多了,反正重點是開會內容,有見到畫面雖然多少可以增進一點感情,但畢竟弊多於利,後來還是恢復成用Line直接語音開會就好了。

講到開會這件事,就要提到我們一定會用到的第二項工具:Google雲端文件。其實雲端文件系統不只有Google,但因為我們公司本來就是Google應用服務G-suit的會員,大家用Google文件是最省成本也最不需要再學習的,所以壓根沒想過要用別的系統。

我們公司所有的會議記錄、報價單、合約、客戶產品資料、常用表格等等,全都是放在Google文件裡,在人員交接時也容易許多,唯一的小缺點是很難限制員工不能下載特定資料,畢竟不是自己寫的系統,在資安權限控管上沒那麼容易。有一好沒兩好,想要使用起來方便,就無法有太多的客製化的需求。

為什麼講開會會提到雲端文件呢?其實我們公司有個習慣,每次在開會前,不論是內部會議或和客戶的會議,一定都要預先整理好會議的詳細內容,不只是大綱,而且最好讓與會的人全都先看過,大家心裡有個底,等下要討論那些事,會花多少時間,如果有什麼意見或想法可以事先準備好,等下直接提出來,或乾脆用另一個顏色先加註在那個會議記錄上,讓大家都看到。

這樣一面開會,大家一面開啟那份雲端會議內容文件,就像是投影在每個人面前一樣,不但可以看,還可以即時修改,修改完大家都看過有共識就變成結論了,會議結束完全不需要再傳什麼「會議記錄」給每個人,這樣才是有效率的開會方式。

我覺得有時線上會議真的比實體會議好很多,主要因為見不到面,每個人都不喜歡只能聽到聲音的互動,所以心中都迫不及待想要結束,大家會省掉很多哈啦聊天扯蛋的時間,可以直接開文件進入討論重點,開完會直接881,就可以進入下個群組會議,連舟車勞頓移動的時間都可以省下來了。

一般來說,我會儘量把每場線上會議的時間控制在1小時內,如果可以半小時內開完就更完美了。如果是我主持的會議,因為看不到人,我也會習慣時不時Cue一下某個與會同仁,避免他因為線上會議同時又在忙別的事而分心。久而久之,大家就會養成在線上保持專注,一起很快把會議開完的好習慣了。

對我們公司另一個很重要的雲端工具,就是「專案管理系統」,有點像是每個客戶、每個專案的To do list,但裡面不只有待完成工作,還有細節描述、補充資料、任務分配、時間期程等等。一個好的專案管理系統,除了要操作簡單直覺之外,最重要的是最好要有Email及行事曆通知提醒功能,還可以直接看到「我自己有那些工作尚未完成」,也可以方便排自己的工作順序。

我們試過很多專案管理工具,免費付費都用過,最後近幾年使用的是「Asana」這套系統,它完全符合我上述所說的需求,有網頁版也有APP版,可以分團隊也可以分專案。除了讓每位小編在執行專案時可以整理工作清單,大家也透過Asana發包給美編每張圖片的設計需求、發包給影音團隊的各種腳本企劃及拍攝需求、發包給系統工程團隊架站系統整合的需求。而且最好的一點是,只要進入每個人的專屬頁面,就可以看到他目前手上還有多少待完成工作,如果你是急件需要插隊,就必需趕快和他溝通一下以免不小心延誤。

比較幸運的是,我們把每個團隊、每個專案控制在一定人數內,所以直到目前為止還是使用Asana免費版就夠用了,否則它的月費是按人頭計算,所費不貲。當然,如果你真的覺得好用,公司比我們規模還大,還是應該去付費支持一下,畢竟一個好的雲端專案管理系統,對進度控管真的很重要。

最後,我們公司最仰賴的另一項雲端工具就是Google行事曆。我們有一個全公司共用的開會行事曆,每個人如果要和客戶開會或有什麼工作行程,都會更新在行事曆上,所以即使大家不在一個辦公室裡,還是都可以透過這個行事曆看到每個人的動態。我甚至連私人行程也會放上去(不會秀出細節),讓同仁如果要約我一起和客戶開會時會比較方便一點,不用一直找我確認時間。

以上,是我們公司遠距工作最重要的四種工具說明。其實每種工具都有很多種選擇,大家不一定要選擇和我們一樣的工具,重點是最好學習成本低一點,系統一定要夠穩定、價格最好不要太貴就好了。

除了工具之外,我覺得其實更重要的是遠距工作者要保持的心態。我認為有以下幾件事一定要做到:

一、責任感:自己的工作不用人監督,會自己努力儘快完成,並且隨時主動和主管回報狀況。

二、不要突然消失找不到:這是遠距工作的大忌,如果在上班時間臨時有事不能回覆訊息,一定要先告知主管或同事,最好也主動找好代理人。

三、儘量不要和客戶私下傳訊息:有什麼工作的事儘量都在群組裡說,讓你的主管可以隨時掌握狀況,最好不要養成客戶私下和你溝通的習慣。

四、不要私下罵任何人或說任何人的八卦:不論是罵老闆、罵同事、罵客戶,都最好不要,網路上是沒有秘密的,這年頭因為Line對話訊息被擷圖發生的糾紛太多了,你永遠不曉得對方會不會做這件事。

當然,相對地,主管或老闆最好也要有保有以下幾個心態:

一、實行真正責任制,員工不一定要工作做滿8小時,反而可以鼓勵員工愈快完成手上工作,可以有更多休息時間。

二、不要一直想著「掌控員工」,老想監督員工上班時間有沒有偷懶?有沒有做其他工作。只要他沒有延誤你交代的工作,根本不用去管太多別的事。

三、完全不用在意員工在那裡上班,他喜歡在那裡做事最有效率就去那裡,如果他想一面旅行一面工作,只要都可以順利完成任務,那又有什麼關係?

四、不要隨意在同仁下班時間打擾他們,不論是私訊或群組,只要是下班時間都儘量克制不要傳訊息給同仁,除非有急事(法律上算是加班)。就算突然想到什麼想寫,記得加上一句「等上班時間看到了再回覆即可」,當然,如果能忍到上班時再傳就更好了(我自己有時也有點難做到)。

看起來2021年疫情可能還不會那麼快消失,我覺得除了服務業之外的公司都可以多多嚐試遠距工作這件事,一開始可能要適應一下,但只要運作上軌道了,你會發現其實一點都不困難,還可以節省下非常多時間成本及行政開支,就算疫情過去了,也可以繼續這樣做,歡迎加入像我們公司一樣「辦公室沒有人」的行列。


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DearJohn權自強
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讚點子數位行銷創辦人暨執行長,社群行銷講師與企業顧問。 相關著作:《line@2.0官方帳號聰明升級攻略》《Line即時行銷好點子》《我們辦公室沒有人》