辦公室沒人

公司如何妥善運用人力是一項重要課題

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2014 年 08 月 18 日
公司如何妥善運用人力是一項重要的課題

公司如何妥善運用人力是一項重要的課題

假使公司只有兩三位員工在家上班,我應該一個人就可以管理,但像我們公司現在已經有二十幾位員工在家工作時,我勢必就無法一個人管理了,就算有再好的制度也沒用,最重要的還是需要有經驗的幹部來協助管理員工才行。

公司最常和我開會討論工作的人,應該就是行銷總監施筱編。她剛進入公司前一年,手上接了很多案子,又常要幫我訓練新人,實在有點應接不暇;第二年開始,我慢慢把她手上的專案工作騰空,請她以管理監督的工作為主,站在一個比較高的角度協助我管理員工,真的有需要時才下去支援專案。我這才終於鬆一口氣,可以專心對外開發新案子。

在行銷總監之下,我們還有幾位比較有經驗的PM,分別帶領著自己的工作團隊,每個工作團隊包含幾位執行助理、工讀生不等,至於工程師和美術設計人員則是大家一起共用的。

每周的例會,全公司的人會一起在線上用Skype召開,雖然不是每個人都要報告,但至少也都要在線上旁聽,才會瞭解別的團隊正在進行什麼工作。除了例會之外,施筱編每天都會找時間和各個PM討論工作狀況,PM則是要負責帶領整個團隊,把自己負責的客戶或專案顧好,包括隨時和客戶保持聯繫、溝通工作等等。

也因為層層負責,所以平時我很少會和公司的助理或工讀生講到話,說不定一個月連一次也沒有,他們每個人的能力或工作情況,我只能請PM替我把關,感覺起來,這比較像是一兩百人以上規模的公司才會有的現象,對於一般二十幾個人的小公司來說,其實比較不會有這樣的情況,因為如果員工都在公司,就算職位再低,每天也應該都會打個照面,甚至他們有什麼問題,還可以直接走進老闆辦公室來談,彼此也就不會那麼陌生了。

但在我們公司,即使只有二十幾人,我因為很少和助理或工讀生聊天,所以對他們可說真的是完全不瞭解,如果不常一起去和客戶開會,或是公司有一陣子沒有舉辦員工聚會的話,有好幾個同仁我可能連名字都叫不出來吧!有點冏。

不曉得這樣老闆和員工關係的疏離情況究竟是好是壞?但公司發展到目前的情況已經是如此,不大容易改變了。

這樣有沒有遇到什麼問題呢?說實話,的確是有。最明顯的一個問題,就是我比較難去判斷每個人力的運用是剛好、太過或太少?如果現在公司又有了一個新的專案,究竟我應該把客戶分給那個團隊比較好呢?那個團隊的工作已經滿載?那個團隊還可以再接新案子?(一般情況下我只能諮詢總監施筱編的意見再來做決定)

當然,我很容易可以從帳面上計算出每個團隊對公司的貢獻值,例如這個團隊一共五個人,薪水支出大概多少錢?負責的所有專案收入總合是多少錢?扣掉薪水及行銷成本之後,就是這個團隊為公司的貢獻值。

但這個數字並不能反映出他們的工作量是多還是少,因為客戶給我們的費用,有時和工作量並不一定成正比。大公司的專案費用通常比較高,但工作量一般反而比較少而單純;小公司的專案費用通常比較低,但工作量有時反而比較多而雜。出於成本考量,當然是接愈多大公司專案愈好,但有時小公司專案可能因為是老客戶有感情,或者是具指標性的知名品牌,也不能完全都放棄不接。

也因此,每個團隊的工作量絕對不能從貢獻值來推估,反而是要實際去看每個專案的真實複雜情況,而這個情況又是只有在執行的PM最清楚,行銷總監只能儘力去關心及掌握每個專案的內容,但案子非常多,我們還是需要一些更客觀的工具來協助會比較理想。

像是請每個團隊記錄下每天工作的內容、花費的時間、執行的成效等等,比較具體看得出來工作量多寡,否則,我就只能憑空猜測,如果有些人累的半死,有些人又太過輕鬆,就會發出不平之鳴了(還好大家都不在辦公室,其實那個團隊比較累,可能也看不大出來)。

坦白說,公司成立至今,每個月光是龐大的人事費用壓力就很重。我也曾經想過,是不是儘量不要請正職員工,全部都用兼職員工就好了?光勞健保費用就可以省下不少。但兼職員工因為同時可能接很多工作,所以對我們公司工作的態度和付出心力都很難有所要求。我為了提供給客戶最好的服務,都還是儘量都聘用正職的員工,於是,只要案子接的愈多,我們就要不斷應徵新的同仁,人事成本也就愈來愈高,如果沒有好好管理、善用每個人力,那公司很容易就被人事費用給拖垮了。

這是一項我自己在經營公司的過程裡,必需不斷學習的重要課題,目前還在努力找到一個平衡點中。


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DearJohn權自強
浮洲站,Taiwan

讚點子數位行銷創辦人暨執行長,社群行銷講師與企業顧問。 相關著作:《line@2.0官方帳號聰明升級攻略》《Line即時行銷好點子》《我們辦公室沒有人》